Digitalt samarbejde sparer tid, papir og penge

Mange virksomheder og offentlige institutioner arbejder i disse år med at digitalisere sine arbejdsgange og sin kommunikation med kunderne, men for enden af disse digitale arbejdsgange står der ofte en printer. Når det gælder samarbejdet med andre virksomheder og offentlige myndigheder sakker digitaliseringen alt for ofte bag ud.

Tryg Forsikring har gennem de senere år arbejdet med digitalisering af sin administration, ikke mindst i forbindelse med skadebehandlingen. Al indgående post til Tryg skannes således hos en ekstern leverandør – Data Scanning – og fordeles direkte ud i Tryg’s systemer, så de direkte indgår i den relevante sag. Denne løsning har for Tryg givet væsentlige besparelser og betydet hurtigere og smidigere sagsbehandling.

Arbejdsskadestyrelsen har ligeledes digitaliseret sin sagsbehandling gennem de senere år, og har åbnet mulighed for at styrelsens samarbejdspartnere kan følge sagsbehandlingen direkte i styrelsens systemer. En af de største samarbejdspartnere er netop Tryg. Trygs skademedarbejdere har således haft adgang til de fælles sager i Arbejdsskadestyrelsens system, men sammenhængen mellem Arbejdsskadestyrelsen og Trygs systemer har været papirbaseret.

I praksis er det foregået på den måde, at hver gang en fælles sag er blevet behandlet i Arbejdsskadestyrelsen er Tryg blevet adviseret via et brev, hvor samtlige bilag – for en sikkerheds skyld – er kopieret med, uanset om disse bilag er Tryg bekendt i forvejen. Disse bilag er så blevet skannet ind hos Data Scanning for – igen – at ende som elektroniske bilag i Trygs system.

Rent faktisk har det betydet at Arbejdsskadestyrelsen på årsbasis har printet ca. 600.000 siders digitale dokumenter ud på papir, sendt dem til Tryg, der derefter har scannet dem, for igen at gøre dem digitale. Som fremstillet her, lyder det simpelthen for dumt. Og det var da også lige det der gjorde, at de to organisationer besluttede at stoppe galskaben.

Et nyt og frugtbart samarbejde mellem Arbejdsskadestyrelsen og forsikringsselskabet Tryg er nu resulteret i et digitalt notifikationssystem, som gør, at Tryg hver morgen modtager en digital rapport fra Arbejdsskadestyrelsens sagsbehandlingssystem med besked om de sager, hvor der er nye breve. Rapporten bliver integreret automatisk i Trygs sagsbehandlingssystem, og sagsbehandlerne får med et enkelt klik brevene vist i Arbejdsskadestyrelsens digitale aktindsigt, Se Sag” skriver Arbejdsskadestyrelsen i en pressemeddelelse af 14. december 2011

Løsningen betyder konkret en årlig besparelse på fire tons papir og mellem en halv og en hel million kroner, men samtidig fjernes der en række fejlkilder, ligesom hele sagsgangen går meget hurtigere. Det er dermed et glimrende eksempel på hvilke fordele der er ved at binde de digitaleløsninger i virksomheder og offentlige organisationer sammen.

 

This entry was posted in Digitalisering generelt, Forretningsmodel, Ledelse. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *